Waarom veel tekst op je slide jou blabla laat zeggen

Wil je overtuigend overkomen op je luisteraars? Dan heb je iets te leren over lezen en luisteren. Want als er één veelgemaakte fout bestaat in presentaties, dan is het deze:

TE VEEL TEKST OP JE SLIDES

Ik snap best hoe die tekst daar kwam. Je moet een presentatie geven, opent PowerPoint om je presentatie te bouwen en het allereerste dat je ziet is

PowerPoint nodigt uit om te schrijven, en zo kom je met te veel tekst op je slides te zitten.

Je volgt de aanwijzingen op, schrijft je gedachten op het scherm en bouwt je presentatie op met de woorden die je kwijt wil aan je publiek. Wanneer je aan de beurt bent om je presentatie te geven, kom je erachter dat je grotendeels hetzelfde vertelt. Je herhaalt in grote lijnen je slides. De aanwezigen beginnen te geeuwen. En plotseling hóór je jezelf blabla zeggen. Oei.

Slecht voorbereid? Ja. Helpt oefenen? Nee, in dit geval niet. Er moet namelijk eerst iets veranderen in de opzet van je presentatie.

Wat er in het hoofd van je luisteraars gebeurt

Onze hersenen ontwikkelen onze kijk op de wereld aan de hand van de input uit onze zintuigen. Vuur is heet, dat voelen we, en daarom gevaarlijk. Gras is groen, de lucht is blauw, dat kunnen we zien.

Taal is een manier om ideeën van anderen snel en efficiënt van de een op de ander over te brengen. Zo hoeven we niet alles zelf uit ervaring mee te maken om dingen te leren. Een presentatie is bij uitstek hiervoor bedoeld: we willen de ervaring of de ideeën van de ene persoon overbrengen op een aantal anderen.

Als jij praat, welk zintuig gebruiken je luisteraars dan? Ja dûh, denk je nu, hun gehoor natuurlijk. Inderdaad.

Moeilijkere vraag: als mensen lezen, welk zintuig gebruiken ze dan?

Hun zicht, antwoordt mijn trainingspubliek meestal. En dat is waar, maar het is maar de halve waarheid. Tekst komt binnen via de ogen, maar de input wordt vervolgens doorgestuurd naar het auditief centrum in de hersenen voor verwerking. Denk maar aan ‘het stemmetje in je hoofd’ waar veel mensen mee lezen. Lezen is een auditieve taak.

Maar luisteren is óók een auditieve taak.

En net als in een drukke ruimte waar je alles buitensluit behalve de persoon waarmee je een gesprek voert, moet je publiek een keuze maken welk auditief signaal voorrang krijgt.

En als ze moeten kiezen tussen jou horen spreken en lezen vanaf je slides, raad eens wat voorrang krijgt?

Inderdaad – je slides. Waarop hetzelfde staat dat jij vertelt. Maar je publiek kan sneller lezen dan jij kan praten. Hier begint het geeuwen. Want wat jij nu vertelt, weet je publiek al (dat hebben ze net gelezen!).

Je publiek hoort dus blabla terwijl ze lezen en jouw stem buitensluiten. En ze horen blabla als ze daarmee klaar zijn en hun gedachten afdrijven naar alle dringende taken die op hen wachten.

De oplossing: gebruik visueel materiaal

Misschien denk je nu dat het beter is om helemaal geen slides te gebruiken. In sommige gevallen kan dat een prima oplossing zijn. Maar als je de kwartaalcijfers presenteert is dat toch wat lastig. De juiste oplossing is het gebruik van visueel materiaal.

Want terwijl jij eerder twee signalen door één kanaal probeerde te sturen, lagen de overige zintuiglijke kanalen er ongebruikt bij. Mensen kunnen namelijk wél beeld en geluid tegelijk verwerken (elke film bewijst het), omdat beeld een ander deel van de hersenen gebruikt voor de verwerking ervan.

Je kunt mensen dus méér informatie tegelijk aanbieden als je dit over de zintuiglijke kanalen verspreidt. Welk beeldmateriaal kun je toepassen in je presentatie?

  • Foto’s
  • Video’s (zonder geluid, of met geluid als jij even je mond houdt en opzij stapt)
  • Getekende afbeeldingen
  • Grafieken
  • Modellen
  • Pictogrammen

Wees overigens niet bang om een paar woorden in een korte zin op een slide te zetten. De verwerking daarvan is zo snel, dat je de aandacht van je publiek daarmee niet kwijt zult zijn.

Hoe pak ik zo’n visuele presentatie aan?

Begin eens op papier in plaats van in PowerPoint. Maak een opzet voor je presentatie (bijvoorbeeld aan de hand van de presentatieplanner). Bedenk vervolgens bij elk punt dat je wil maken, wat je daarbij kunt laten zien om je punt te ondersteunen.

Open daarna pas PowerPoint. Zet de punten die je verzameld hebt in de titels van je presentatie. Voeg daarna het beeldmateriaal toe. Heb je een punt zonder beeldmateriaal? Zet de titel in het midden van de pagina en laat het daarbij. Krachtig en simpel. En niet afleidend van wat jij te zeggen hebt.

De presentatieplanner is een goede start voor elke presentatie. Je ontvangt hem gratis als je je opgeeft voor meer hulp en hacks.