Stappenplan voor het schrijven van je presentatie

20% meer focus op de opbouw van je presentatie levert een 80% betere presentatie op.

Goed schrijven is moeilijk. We krijgen járen les om onze gedachten goed te formuleren op papier. En dat is met reden.

Maar als het om presentaties gaat, zijn we vaak druk met héél veel slides achter elkaar voltypen (en 90% er weer uit halen), tekstopmaak en het knippen en plakken van Excel-tabellen. Een gemiste kans.

Want een goede presentatie schrijven is lastig. Net als in een artikel is er een goede opbouw nodig met een inleiding, middenstuk en afsluiting (hint: de “Dank u”-slide aan het einde is geen goede afsluiting).

Maar meer nog dan in een artikel is het belangrijk dat de flow van wat je vertelt klopt. Anders raak jij of – nog erger – je publiek, de draad van het verhaal kwijt. Wie een béétje extra aandacht besteedt aan de opbouw van zijn presentatie, maakt meteen een extra professionele indruk.

Het stappenplan

1. Verzamel al je informatie

Waarschijnlijk heb je al een aantal ideeën over wat je in je presentatie wil opnemen. Dat kunnen stukjes tekst, anekdotes, wat informatie of conclusies zijn. Verzamel ook de dingen die niet uit tekst bestaan, zoals foto’s of grafieken die je wil tonen.

Wanneer je al die deeltjes hebt verzameld, groepeer ze dan bijeen. Horen de grafieken bij je conclusies? Heeft de anekdote te maken met de vraag die je wil beantwoorden in deze presentatie? En misschien is dat stukje tekst een onderbouwing, waar nog enkele andere stukjes tekst of ideeën bij horen.

2. Denk na over je toehoorders

Wie zitten er straks in het publiek als jij presenteert? Probeer je in hun schoenen te verplaatsen en denk na over wat zíj nodig hebben om verder te kunnen met jouw informatie.

Maak onderscheid tussen leken en professionals in je vakgebied. Sla de basisinformatie van je vakgebied over als je met professionals praat – zij weten hoe jouw vakgebied werkt. Voorzie hen van de informatie waarmee zij jouw gedachtegang kunnen begrijpen.

Werk juist wel vanuit de basisinformatie van je vakgebied wanneer je voor leken spreekt. Zij weten niet wat jij weet. En beperk de hoeveelheid informatie die je hen geeft – het is anders heel snel teveel.

Beperk je in alle gevallen tot de kern van wat je wil vertellen. Laat mensen liever geïnteresseerd en hongerig naar meer achter, dan overstelpt en verward. Kijk dus nog eens naar je gegroepeerde informatie. Wat kan eigenlijk best weg?

3. Bedenk het middenstuk

Plaats je informatie in een logische structuur. In het middenstuk beantwoord je de vragen van je luisteraars bij jouw onderwerp. Bedenk overgangen van het ene deelonderwerp naar het andere. Gebruik ook signaalwoorden om die overgangen duidelijk maken (woorden als: ten eerste, ten tweede, daarna, daarom, vervolgens, etc.).

Je kunt alles uitschrijven. Het kan dan handig zijn om wat highlights te plaatsen om jezelf snel te kunnen oriënteren in de tekst. Wie makkelijk spreekt, kan een meer puntsgewijze structuur opschrijven, zodat je niets vergeet. Schrijf de overgangen daar ook bij, die vergeet je vaak het snelst!

Het middenstuk mag ruwweg de helft van de tijd beslaan die je hebt voor je presentatie. Probeer uit of het niet te lang is, mogelijk moet je nog wat informatie schrappen. De inleiding en het slot beslaan de andere helft van de tijd. Nu is ook het moment om te beslissen of je je presentatie met of zonder slides gaat houden.

4. Bedenk de inleiding

Misschien leek het je logischer om bij de inleiding te beginnen, maar vaak is de inleiding bedenken een stuk makkelijker als het middenstuk van je presentatie staat.

Gebruik je inleiding om duidelijk te maken wat het punt van je presentatie is (je boodschap) en waarom je het daarover gaat hebben. Sluit daarbij aan bij de belangen van je toehoorders. Waarom is dit onderwerp interessant voor hén?

Wek de interesse van je publiek met je inleiding. Probeer een sterke eerste zin te vinden (hint: dat is niet “Hallo, ik ben Piet”). Een paar mogelijkheden voor een sterke start vind je bij acht manieren voor een sterke opening.

5. Bedenk het slot

In het slot kom je terug op het wat en waarom van je presentatie. Waarom heb je deze presentatie gegeven? Wat wil je dat je toehoorders met deze informatie gaan doen? Herhaal altijd luid en duidelijk de boodschap die je de mensen in de zaal mee wil geven. Want als je boodschap in de lucht blijft hangen, is al je moeite voor niets geweest!

Sluit vervolgens af met iets dat het onthouden waard is. Een paar mogelijkheden voor een sterk einde:

  • Eindig met een verrassende quote om over na te denken.
  • Vertel hoe het afliep met de persoon van het verhaal waar je mee begon.
  • Sluit af met een gedachte die teruggrijpt op je start.
  • Vraag mensen iets specifieks te doen, hier en nu, of de eerstvolgende keer dat zij … (vul maar in).

Bij veel presentaties (maar niet allemaal) is het gebruikelijk dat er hierna ruimte is voor vragen. Beantwoord vragen kort. Geef het toe als je iets niet weet. Is iemand zeer geïnteresseerd, maar begint de rest van de zaal te schuifelen op de stoelen, bied dan aan om op een ander moment verder te praten met de vragensteller.

Sluit een vragenmoment stevig af. Dus niet met “Nou, dat was het dan, denk ik…”, maar met een herhaling van je belangrijkste punt of oproep. En een bedankje natuurlijk.

6. Maak je slides

Dit is het punt waar de meeste mensen beginnen. Jammer. Want als je de stappen hiervoor hebt doorlopen, heb je nu waarschijnlijk een haarscherp idee van wat je op je slides wil laten zien. En dat is dus niet de tekst die je zojuist hebt samengesteld.

Bedenk goed welke tekst je wil uitspreken en welke tekst je eventueel op je slides wil tonen. Deze twee mogen heus wat overlappen, maar zouden niet hetzelfde moeten zijn. Echt sterk wordt je presentatie vooral van visueel materiaal.

Tips voor je slides:

  • Gebruik minimale hoeveelheden tekst en bullet points.
  • Gebruik een grote letter (ouderen achter in de zaal willen het ook kunnen lezen).
  • Als je tekst gebruikt, gebruik liever specifieke taal dan generieke taal en let op jargon.
  • Weg met de agendaslide, tenzij je een vergadering leidt.
  • Gebruik visueel materiaal, zoals schema’s, modellen, foto’s, grafieken en pictogrammen.
  • Plak geen tabellen uit Excel in je slides (gebruik liever helemaal geen tabellen).
  • Laat het gebruik van slides nooit in de weg staan van het gebruik van een prop – je kunt foto’s van hersenen tonen, maar een plastic hersenmodel dat je in je handen kunt houden, spreekt meer tot de verbeelding. Of échte hersenen (zoals Jill Bolte Taylor: My stroke of insight)!

Een sterke presentatie geven

Heb je alle bovenstaande punten gevolgd? Dan staat je nog maar één ding te doen: oefenen. Het liefst voor wat publiek (alvast je team meekrijgen in je gedachtegang kan zeker geen kwaad). Ook als je wat meer uit de losse hand wil presenteren, helpt oefenen je om de moeilijke punten en overgangen te identificeren. Zo sta je sterker in je schoenen tijdens de presentatie zelf.

Want een goede presentatie schrijven is misschien nog wel lastiger dan een goed artikel schrijven. Er komt meer bij kijken dan alleen structuur, verhaal en woorden.

Wil je een goede start maken met je volgende presentatie, download dan de gratis presentatieplanner om je op weg te helpen.