De grootste plek op je presentatieslides is voor je titel. Ruimte om goed te gebruiken dus. Maar de meeste mensen duwen deze plek vol met onduidelijke zinnen, thematitels en jargonafkortingen, die voor lezers of toehoorders niets bijdragen aan hun begrip. Een gemiste kans!
Titels zijn namelijk de belangrijkste gidsen voor je lezers of toehoorders om jouw gedachtegang te begrijpen. In je presentatie zijn ze de pilaren waarop je je communicatie bouwt.
Laten we er eens een voorbeeld bijnemen. Onderstaande slides hebben dezelfde titel, alleen van elkaar te onderscheiden door de I en de II erachter. Wat zijn de problemen die we tegenkomen?
Thematitels helpen alleen de spreker
De Romeinse cijfers zijn een sterke indicatie dat de titels op deze slides het thema benoemen. Thema's zijn vooral een handige indeling voor de spreker, maar voor de toehoorders een stuk minder relevant.
Voor de spreker werkt het thema als een dak waaronder al zijn of haar kennis over het thema staat opgestapeld. Al die specifieke kennis draagt het dak. Voor de toehoorders is het een dak dat in de lucht zweeft: zij moeten hun kennis van het thema nog opbouwen.
Elke slide zijn eigen oneliner
Beschouw elke slide die je laat zien als een mini-billboard. Elke slide vraagt namelijk aandacht voor een nieuw stukje van jouw boodschap. Zo bouw je het hele idee op dat je wil overbrengen, net zoals een merk de merkbeleving boodschap voor boodschap opbouwt.
De tekst in de titel moet krachtig zijn. Kort is goed, maar niet altijd noodzakelijk. Het belangrijkste is dat de tekst de lezers gidst naar de betekenis van van deze slide. Wat moeten zij uit de slide halen om jouw gedachten te begrijpen?
Zo is het niet genoeg om je grafiek van de kwartaalcijfers te presenteren met als titel "Kwartaalcijfers". Dat is een thematische titel. Jíj hebt de kwartaalcijfers bestudeerd, wat moeten wij nu concluderen uit de grafiek?
Gebruik dus liever een titel als "Kwartaalcijfers tonen groei", "Laatste kwartaal minder verkoop door nieuwe speler in de markt", "Crisis raakt ons hard", "Verkoop van product B blijft achter", "Jaardoel verkoop blijft nog steeds haalbaar". Allemaal kwartaalcijfers, allemaal een ander verhaal achter de cijfers.
De cijfers spreken nooit voor zichzelf
Uit de voorgaande voorbeelden blijkt wel dat cijfers niet voor zichzelf spreken. Veel presentatiemakers laten het trekken van de conclusie liever over aan de lezers of toehoorders. Maar wat als die nu eens tot een andere conclusie komen dan jij? Dan heb je alleen voor verwarring gezorgd in plaats van helderheid.
Presenteer dus niet zozeer de data, maar juist het verhaal dat uit de data naar voren komt.
Goede titels vragen om een portie lef
Een goede titel noemt het beestje bij zijn naam. Een goede titel verheldert in plaats van verhult.
En daar wringt hem nog wel eens de schoen: een goede titel vraagt van jou dat je positie inneemt en niet iedereen durft dat. De gewoonte om slechte titels te gebruiken is in de eerste plaats ontstaan vanuit angst. De angst om op het verkeerde paard te wedden. De angst om zo duidelijk te zijn, dat anderen het oneens kunnen zijn met jou.
Wie de angst voor verhullend taalgebruik overwint, maakt zich zichtbaar in de organisatie. Dat werkt meestal in het voordeel van een carrière. [studievoorbeeld toevoegen waaruit dat blijkt!!!]
Gelukkig hoef je niet meteen al je moed bij elkaar te rapen. Probeer het uit in kleine stapjes.
Tips voor sterke titels
Zoek je titeltekst
Heel vaak staat de tekst die in de titel hoort wel op de slide, maar op de verkeerde plek. Typische plekken voor verborgen titels zijn de eerste zin van de hoofdtekst en de subtitel. Ook de laatste zin van de hoofdtekst en de grafiektitel zijn het napluizen waard.
Vermijd jargon en afkortingen
Vermijd zoveel mogelijk jargon en afkortingen in titels. Veel afkortingen zijn overigens helemaal niet nodig. D.m.v. kun je uitstekend vervangen door het woordje "door" en a.d.h.v. is hetzelfde als "middels" of "via". M.b.v. vindt vaak een vervanger in "met" of "dankzij". Neem even de tijd om je titel goed te verwoorden.
Wees duidelijk over wie en wat
Vermijd ook het gebruik van onspecifieke woorden. Wie bedoel je met zij, men of het? Typische titelzinnen zoals "Het toont aan dat we moeten veranderen" zeggen niks. Wat toont dat aan? En welke verandering? En wie moet dat dan doen? Noem elk beestje bij zijn naam. Let ook op de werkwoorden schijnen, lijken en blijken - ze kunnen veel suggereren, maar zeggen vaak stiekem niets.
Vermijd lijdende zinnen, schrijf actief
In hetzelfde stramien als hierboven, adviseer ik ook weg te blijven van lijdende zinnen (met het werkwoord worden erin). Het is dé truc om vaag te blijven over wie of wat. Bijvoorbeeld: "De cijfers moeten maandelijks worden samengesteld" - en wie moet dat dan gaan doen?
Zou de titel niet (bijvoorbeeld) moeten zijn: "Marketing heeft te weinig tijd om de noodzakelijke cijfers maandelijks samen te stellen." Met als voordeel dat de discussie die volgt op deze slide veel meer is toegespitst op het vinden van een oplossing. Misschien moet marketing een paar minder noodzakelijke taken laten vallen of uitbesteden. Misschien kan een andere afdeling het werk oppakken.
Merk op dat de vage, lijdende titel juist veel meer uitnodigt tot het ter discussie stellen van het algemene onderwerp. Je krijgt tegenwerpingen als "Waarom moeten we die cijfers verzamelen dan?" en "Waarom moet dat maandelijks?". Zo komen onderwerpen die al waren afgekaart terug in bespreking. Vergaderingen kunnen zo enorm lang worden.
Soms heb je geen titel nodig
Soms is je punt meteen duidelijk vanuit het beeldmateriaal dat je gebruikt. Of misschien wil je je punt even niet verklappen voor het showeffect (dit werkt natuurlijk vooral bij presentaties en niet bij rapportages). Laat de titel dan gewoon weg. Ook een mooie slide met een intrigerende quote verbetert niet door het toevoegen van een titel. Hup, weg ermee.
De tips toegepast in de praktijk:
Laten we nog een voorbeeld bekijken:
Als je manager het er niet mee eens is
"Zo doen we dat hier niet." Veel mensen die zich verdiepen in betere presentaties maken, krijgen met deze reactie te maken. De waarheid is helaas dat we zo gewend zijn aan slechte presentaties, dat de meeste mensen die slechte presentaties tot algemene norm hebben verheven. Verbeteraars krijgen daardoor vaak te horen dat hun verbeteringen niet welkom zijn, want het voelt niet vertrouwd.
Mijn advies in zo'n situatie is om kleine veranderingen door te voeren in presentaties waar niet teveel van afhangt. Zo kun je mensen kennis laten maken met betere methoden. En stapje voor stapje voeg je dan nieuwe technieken toe. Verbeteringen in kleine hoeveelheden raken nu eenmaal veel sneller geaccepteerd dan een radicale ommezwaai.
Vergroot je invloed
Wie zijn publiek goed langs zijn slides gidst, oogst meer begrip en vergroot daarmee zijn of haar invloed in de organisatie. Ideeën en mogelijkheden die eerder onopgemerkt bleven, krijgen met deze technieken meer podium. Durf uit de erfenis van slechte voorbeelden te stappen en jezelf zichtbaar te maken. Al is het maar elke dag een heel klein beetje meer.
Comentarios