Zit je tot diep in de nacht nog te wijzigen in je presentatie? Weet je door alle slides eigenlijk niet meer wat je nou wilde zeggen?
Je bent niet de enige!
De meeste mensen beginnen met het openen van PowerPoint en ladingen slides maken. Wat volgt is een complete brain dump.
Met.
Heel.
Veel.
Woorden.
De juiste structuur voor je presentatie vind je door een heldere boodschap te formuleren. Dat is niet makkelijk en neemt wat tijd. Het vraagt om goed kijken naar het doel van je presentatie en de behoeftes van je publiek.
Een goed begin…
Stel je eens voor dat je vanaf het begin een helder idee hebt van wat je met je presentatie wil bereiken. Dat je weet wat je boodschap is en dat elke slide is ontworpen om die boodschap kracht bij te zetten. Dan veranderen die paniekerige laatste-moment-slidewijzigingen in doelgerichte en tijdige tweaks. Zo verander je verwarring in echte impact.
De PresentatiePlanner is een tool die ik zelf ook gebruik bij presentatie-intakes. De planner helpt je om van tevoren te bedenken wat je nou eigenlijk wil bereiken met je presentatie (iets waar veel mensen niet eens bij stil staan!). Zo kom je snel tot consensus over de kernboodschap met je team en kunnen jullie inputmaterialen tegen doel en boodschap toetsen. Alle stappen gaan meteen in de juiste richting. Zo hoeven jullie niet langer honderd slides te maken, terwijl er maar twintig door de selectie komen.
En dat scheelt tijd.
Hieronder vind je alvast de belangrijkste stappen om tot een goede opzet van je presentatie te komen.
Stap 1: denk na over je publiek
Voor wie maak je deze presentatie? Sta eens stil bij de lezers en/of luisteraars van jouw verhaal. Misschien heb je gegevens over hen, of kun je aan gegevens komen. Misschien weet je uit ervaring met wat voor vragen zij zitten.
Hoe denk je dat ze reageren op wat jij te zeggen hebt? En waarom is het belangrijk voor hen om te horen wat je zegt? (Dus niet voor jou.) Bekijk je onderwerp goed vanuit hun ogen. Elke groep heeft baat bij andere voordelen van je onderwerp en wil dus andere dingen weten. Sluit je presentatie daarop aan.
Wie zijn publiek niet goed voor ogen heeft, slaat snel de plank mis.
Denk na over je toehoorders op de volgende vlakken:
Hebben ze veel of weinig tijd om naar je te luisteren?
Zijn ze al geïnteresseerd, of niet echt?
Komen ze speciaal naar jou luisteren of ben je tussen andere sprekers aan de beurt?
Zijn ze grotendeels al op de hoogte of nog helemaal niet? Kennen ze het jargon of niet?
Is er iemand die je speciaal wil aanspreken (bijvoorbeeld een beslisser)?
Hebben ze een relatie tot jou (bijvoorbeeld collega's en managers)? Ken je hun voorkeuren? Welk stuk van jouw onderwerp is belangrijk voor hun functie?
Of zijn het wildvreemden voor je? Kun je in dat geval meer informatie verkrijgen?
Je toehoorders moeten je leidraad zijn bij het ontwikkelen van je presentatie. Welke informatie hebben zij al en welke informatie geef je hen beetje bij beetje om tot het doel van je presentatie te komen?
Stap 2: bedenk wat het doel van je presentatie is
Als het goed is, hoop je iets te bereiken met je presentatie. Maar veel sprekers laten dat bij een vaag gevoel. Als je écht iets wil bereiken, dan bepaal je je doel vooraf en duidelijk omlijnd. Dat is best eng, want zo kun je achteraf dus ook duidelijk zien of je geslaagd bent in je opzet - of niet. Maar daar leer je ook het meest van.
Bedenk in elk geval de volgende dingen:
Wat is het dat je wil veranderen met deze presentatie? Omschrijf dat duidelijk en maak het concreet. "Ik wil dat mensen de opwarming van de aarde stoppen" is niet concreet. "Ik wil dat mensen na deze presentatie eenmaal per week vegetarisch gaan eten" is dat wel.
Bedenk van tevoren of je een verandering van geïnformeerdheid, een verandering van mening of een verandering van gedrag voor ogen hebt.
Vraag je om een grote verandering van je toehoorders? Geef hen dan een concreet begin voor een kleine verandering, om het proces op gang te brengen. En geef hen de mogelijkheid om ondersteuning te krijgen bij de verdere invulling van dat proces, bijvoorbeeld door zich in te schrijven voor een nieuwsbrief, gespreksgroep of plekken voor meer informatie te noemen.
Maak wat je van je toehoorders vraagt heel concreet. Vertel hen aan het eind van je presentatie wat je graag wil dat zij denken of doen (ook wel de Call to Action genoemd).
Stap 3: formuleer je kernboodschap
Met je publiek en doel in gedachten, kun je je boodschap bepalen. Wat is de centrale gedachte die je over wil brengen aan je publiek, die de verandering bij hen teweeg moet brengen?
Is je boodschap samengevat in één volzin, en bevat die zin een onderwerp en een werkwoord?
Is je boodschap het antwoord op de vraag "Waarom is dit voor ons interessant?" van je publiek?
Is je boodschap concreet en zijn alle vage woorden eruit gehaald? Omschrijf duidelijk wie en wat.
Heb je een actief werkwoord gebruikt in de zin? Passieve zinnen (met het werkwoord 'worden' erin) laten in het midden hoe iets moet gebeuren en zijn daarom veel te vaag.
Denk eraan dat je boodschap geen vraag mag zijn (maar juist het antwoord op die vraag moet zijn!).
Stap 4: inventariseer de randvoorwaarden van je presentatie
De details zijn vaak belangrijker dan je denkt. Inventariseer op tijd, zodat je niet snel voor verrassingen komt te staan. Je weet zo bovendien van tevoren wat je bij het maken van je presentatie nodig hebt en waar je rekening mee moet houden.
In wat voor vorm wil je het eindproduct van je presentatie gieten? Gebruik je slides (of niet), een video, maak je ook een rapportage?
Waar geef je de presentatie? Wat voor scherm ga je gebruiken en welke computer? is er internet?
Welke versie van PowerPoint ga je gebruiken? Nieuwe functies werken niet altijd in oudere versies of in de online PowerPoint-omgeving. Is er iets dat je moet testen?
Is er een template waar je gebruik van moet maken?
Wie neemt welk deel van de presentatie voor zijn rekening? Haal je er hulp van buitenaf bij? Alleen voor de slides, of ook voor het uitdenken van de structuur?
De PresentatiePlanner
Duizelt je hoofd al? Gelukkig kun je alles terugvinden in de PresentatiePlanner, die bovendien ook ruimte heeft voor notities. Maak van je project een succes door iedereen beter te informeren en te enthousiasmeren. Schrijf je hieronder in voor de planner en dan stuur ik hem gratis naar je toe.
Mocht je project nou toch nog stroef lopen, boek dan eens een sessie met mij om je presentatie samen door te lopen op structuur en inhoud. Zo'n sessie duurt een uur. We denken na over je publiek en doel en samen scherpen we je boodschap aan. Je krijgt handvatten voor je slides en de mogelijkheid om al je vragen te stellen. De sessie kost 75 euro (ex btw) en kun je boeken door contact met mij op te nemen.
Comments