Er moet me iets van het hart. Ik weet dat je hier zelden over nadenkt, misschien zelfs nooit. Maar als je het eenmaal ziet, besef je pas hoe dom het is.
Ik heb het over templates. En dan vooral kapotte templates.
Ik zie ze overal. Overal! Je zou denken dat grote bedrijven met de marketingbudgetten voor prachtig design investeren in goede templates. Maar nee, hoor. De templates van grote organisaties zijn vaak net zo kapot of ontoereikend als die van kleine organisaties.
En ik begrijp dat niet. Want zo'n template is vergelijkbaar met de motor in je auto. Zonder motor kan de auto er nog steeds prachtig uitzien, maar je komt er niet ver mee. Op dezelfde manier is de template van je presentaties de onderliggende structuur die ervoor zorgt dat je taken met een paar muisklikken door PowerPoint laat uitvoeren. Als het niet werkt, moet je het zelf doen.
Zie je het voor je: duizenden mensen die vanwege een kapot template handmatig kleuren, lettertypes en lay-outs moeten toepassen. Hoeveel werk jij elke week in PowerPoint? Hoeveel tijd zou dat je in de week schelen? Tien minuten? Twintig?
Twintig minuten elke week, 48 weken per jaar, dat is 16 uur per jaar. Twee dagen! Per werknemer! Als in jouw bedrijf zelfs maar honderd werknemers met PowerPoint werken, scheelt dat tweehonderd werkdagen! Per jaar!
Een goed template is zijn geld dubbel en dwars waard, niet omdat alles er mooier van gaat uitzien (dat ook), maar omdat het werknemers tijd bespaart.
Een goed template is zijn geld dubbel en dwars waard, niet omdat alles er mooier van gaat uitzien (dat ook), maar omdat het werknemers tijd bespaart.
Waar komen al die kapotte templates vandaan? Er zijn twee redenen. Enerzijds zien bedrijven niet in hoeveel tijd er verspild wordt met het bevechten van de opmaak in een kapot template. Anderzijds zijn er weinig designers die volledig begrijpen hoe een PowerPoint-template onder de oppervlakte werkt. Hun template grijpt niet in op de automatische functies van PowerPoint die nou juist dat gebruikersgemak mogelijk maken. Alleen design is niet genoeg, de motor moet ook functioneren.
Er zijn een paar aanwijzingen waaraan je kunt zien dat je met een kapot template werkt. Vaak heb je last van een paar van de hieronder genoemde symptomen.
Er gebeuren rare dingen met teksten en bullet points
We hebben het dan over dingen zoals:
bullet points die maar blijven verschijnen op rare plekken, bijvoorbeeld in titels;
tekst springt in de verkeerde tekstboxen bij het inplakken van slides;
je krijgt steeds meldingen over een lettertype dat mist, maar dat lettertype gebruik je helemaal niet in de presentatie.
Overigens hoeven footers die zich niet netjes willen gedragen niet per se op een kapot template te duiden, maar dat kan wel.
Reset werkt niet naar behoren
Reset (Dia herstellen) is een functie die de slide terugzet in zijn startpositie, voordat er aan de lay-out wijzigingen werden aangebracht door de gebruiker. Maar soms zijn de resultaten onvoorspelbaar. Tekst krijgt vreemde lettertypes toebedeeld, verspringt van plek of bullet points zijn van de leg. De reset-functie moet mensen helpen, en dan bedoel ik niet van de regen in de drup.
Het kleurenpalet is standaard en bevat geen organisatiekleuren
Je weet dat de boel niet klopt als je template "Groen template" heet en de kleuren in het palet blauw zijn. Ik zie ook heel vaak de standaardkleuren van Office terug in een template. Als gebruiker wil je dat de kleuren van de organisatie klaarstaan in het kleurenpalet, zodat je presentatie volautomatisch een reflectie is van de huisstijl. Zodat je geen kleuren van de website hoeft te kopiëren om 'on brand' te kunnen zijn.
Als je de achtergrondstijl naar donker verandert, wisselt de tekst niet automatisch van kleur
Toegegeven, niet veel mensen weten dat dit mogelijk is - wat dat betreft is er zeker ook nog een rol voor training. Je presentatie heeft vier achtergrondstijlen, waarvan twee donker en twee licht. Meestal staat de boel op 'wit' ingesteld. Maar dat hoeft dus niet. En als je beslist om een van de beide donkere stijlen toe te passen, wisselt je tekst automatisch van donker naar licht. Zodat alles leesbaar blijft. Essentieel voor de echte die-hard sprekers met Steve Jobs-aspiraties.
PowerPoint Designer werkt niet samen met je eigen template
Maar ook als je geen Steve Jobs-aspiraties hebt, zorgt de juiste toepassing van achtergrondstijlen dat je template kan samenwerken met PowerPoint Designer, of Ontwerpideeën in de Nederlandse versie. Kies je een blanco template en voeg je een foto toe, dan geeft PowerPoint je allerlei ideeën waarmee je in één klik je slide kunt omzetten naar iets moois. Een goed template maakt het mogelijk voor PowerPoint om hier ideeën te tonen die specifiek passen bij jouw eigen huisstijl. Ooit gedroomd van opmaak met één muisklik? Dit is het!
Helaas geef ik menig workshop zonder deze magie te kunnen delen met gebruikers. Hun template is kapot en werkt niet mee. Ze zullen het allemaal zelf moeten doen. Klik na klik.
De template bevat maar één of twee lay-outs
Onder Start vind je de knoppen Nieuwe dia of Indeling (lay-out dus), die beide de masters en lay-outs van je template tonen. Als er te weinig lay-outs zijn, zie je hier vaak alleen een titeldia en een tekstdia. Dat is te weinig om goed houvast te vinden voor de doorsnee-gebruiker. Wat als je een foto moet laten zien? Of een video? Een grafiek? Wat als je een indeling zoekt met links en rechts tekst? En minder lay-outs betekent natuurlijk ook minder ideeën voor Designer om te genereren.
De template bevat ladingen masters
Maar het tegengestelde gebeurt ook: er blijken ladingen masters in de template te zitten. Vaak praten we dan over een presentatie die van hand tot hand is gegaan (of van computer naar computer…) en die ooit is uitgeroepen tot de standaard. Tegen die tijd waren er al heel veel slides inclusief hun eigen master ingekopieerd. Dat maakt de template uiteraard extra zwaar in MB's.
Als je beseft hoeveel presentaties er in het gemiddelde bedrijf rondzwerven op de server, dan besef je meteen hoeveel serverruimte het zou schelen als de template wat gestroomlijnder zou zijn.
De masterslide is gestript
Als je een kijkje onder de motorkap van PowerPoint neemt via Beeld > Diamodel, dan kun je de standaardinstellingen bekijken op de bovenste slide. Die is iets groter dan de andere slides (de lay-outs) en noemen we de master. De masterslide vertelt de lay-outs hoe ze zich in de basis moeten gedragen (de CSS van PowerPoint). Vaak genoeg is deze slide helemaal blanco. En daarmee krijgt elke lay-out carte blanche voor zijn eigen wilde gedrag. Typische symptomen die hiermee gepaard gaan zijn titels die niet overal even hoog staan en teksten die per lay-out een andere opmaak toebedeeld krijgen.
Iedereen doet maar wat
Nog lastiger dan een kapotte template is helemaal geen template. Medewerkers kiezen ieder hun eigen favoriet en moeten zelf maar zien hoe ze bij de huisstijl aansluiten. Met het uitruilen van slides (want wees eerlijk, wie doet dat niet?), gaan de presentaties er steeds vaker aan elkaar geplakt uitzien. Een modern monster van Frankenstein. Het resultaat is hetzelfde als bij de eerder genoemde problemen: inconsistentie. Er ontstaat een beeld van onprofessionaliteit.
Gelukkig is er ook goed nieuws: in een goede template hoef je maar één keer te investeren waarna je er jaren en jaren mee verder kunt.
Gelukkig is er ook goed nieuws: in een goede template hoef je maar één keer te investeren waarna je er jaren en jaren mee verder kunt. Vaak is de herziening van de huisstijl een goed moment. Ik adviseer je wel om daar ook wat training bij te boeken. Laat de power-users een demonstratie of workshop ondergaan. Zo zien ze hoe de template met PowerPoint samenwerkt en welke dingen ze slim aan het programma kunnen overlaten. Die kennis kunnen zij door laten sijpelen in de rest van de organisatie, eventueel met ondersteuning van enkele instructievideo's die alle medewerkers kunnen bekijken.
Hoef je daarna alleen nog te vragen wat iedereen met die twee vrije dagen gaat doen aan het eind van het jaar.
Wil je de template van jouw organisatie laten bekijken? Dat kan in een gratis online gesprek. Gewoon, omdat ik graag help en onhandige templates de wereld uit wil hebben.